Reicht für meine Behörde PDF/A-1b oder muss es 2b sein?

Die meisten deutschen Behörden akzeptieren ab PDF/A-1b. Anwalts- und Justiz-Workflows fordern oft PDF/A-2b. Im Zweifelsfall im konkreten Verfahrenshinweis nachlesen oder bei der Annahmestelle nachfragen.

Kann ich PDF/A nachträglich aus einer Standard-PDF erzeugen?

Ja, mit Adobe Acrobat Pro über die Speichern-als-andere-Funktion oder mit Ghostscript per Kommandozeile. Die Konvertierung schlägt fehl, wenn die Quell-PDF Embedding-verbotene Schriften enthält.

Wie groß ist eine PDF/A typischerweise im Vergleich zur Standard-PDF?

Etwa 20 bis 50 Prozent größer, weil Schriften vollständig statt subsetted eingebettet werden und ICC-Profile dazukommen. Bei reinen Bild-PDFs ist der Unterschied geringer.

Erkennt der Reader, ob die Datei wirklich PDF/A ist?

Adobe Acrobat zeigt es im Header an (PDF/A-Modus), Open-Source-Reader wie SumatraPDF oft nicht. Verbindlich ist die Validierung mit Preflight oder veraPDF.

PDF/A-4 ist die jüngste Variante (2020), basiert auf PDF 2.0 und erlaubt 3D-Inhalte sowie embedded files ohne Format-Einschränkung. In deutschen Behörden noch wenig verbreitet.

PDF/A für Behörden und Archiv: was es vom Standard-PDF unterscheidet

Bei Behörden, Gerichten und Langzeit-Archiven verlangt der Workflow oft PDF/A statt einer normalen PDF. Drei Anforderungen unterscheiden das Archiv-Format vom Standard und schließen einige Workflow-Schritte aus, die in Standard-PDFs selbstverständlich sind.

Was PDF/A garantieren soll

Das A in PDF/A steht für Archive. Das Format wurde 2005 als ISO-Standard 19005 ratifiziert, mit der einen klaren Idee: eine PDF/A-Datei muss in 50 Jahren noch genauso aussehen wie heute, unabhängig davon, welcher Reader sie öffnet, welche Schriften auf dem Ziel-Rechner installiert sind und ob die ursprünglichen externen Bibliotheken noch existieren.

Drei Anforderungen folgen aus dem Selbst-Anspruch. Erstens: alle Schriften müssen vollständig (nicht nur subsetted) in die PDF eingebettet sein. Zweitens: keine externen Abhängigkeiten, also keine verlinkten Inhalte, keine JavaScript-Aktionen, keine Verschlüsselung. Drittens: alle Farben müssen in einem device-unabhängigen Farbraum codiert sein (entweder mit ICC-Profil oder als sRGB).

Die drei Profile PDF/A-1, PDF/A-2 und PDF/A-3

PDF/A-1 (von 2005) ist die strengste Variante. Erlaubt sind nur die PDF-1.4-Features, also keine Transparenz und keine eingebetteten Schriften mit Embedding-Lizenz "nur drucken". Diese Variante ist die sicherste für sehr lange Aufbewahrungs-Zeiträume.

PDF/A-2 (von 2011) erweitert um JPEG2000-Komprimierung, transparente Bilder und Layer. Schriften dürfen auch Embedding-Stufe "Bearbeitung" haben. Diese Variante ist heute Standard für die meisten Behörden-Workflows.

PDF/A-3 (von 2012) erlaubt zusätzlich das Einbetten beliebiger Begleit-Dateien, etwa der originalen PPTX neben der PDF. Diese Variante wird in der elektronischen Rechnungsstellung mit ZUGFeRD genutzt, wo die XML-Rechnungsdaten als Embedded File mitgeliefert werden.

Variante	PDF-Basis	Transparenz	Embedded Files	Typische Anwendung
PDF/A-1	1.4	Nein	Nein	Strenge Archive
PDF/A-2	1.7	Ja	Nur PDF/A-Dateien	Behörden, Gerichte
PDF/A-3	1.7	Ja	Beliebige	ZUGFeRD-Rechnungen

Pro Variante gibt es zusätzlich die Konformitätsstufen a (accessible, vollständig zugänglich mit semantischer Struktur), u (unicode-fähige Texte) und b (basic, Mindest-Konformität). Die meisten Workflows fordern PDF/A-2b als pragmatischen Kompromiss zwischen Aufwand und Anspruch.

Wer schreibt PDF/A vor

In Deutschland ist PDF/A faktisch Standard für Behörden- und Gerichts-Workflows. Das elektronische Anwaltspostfach (beA), das Mahnverfahren mit elektronischem Datenaustausch (EDA) und viele Vergabe-Plattformen akzeptieren ausschließlich PDF/A. Auch das Bundesarchiv und Landesarchive nehmen für die Langzeit-Übernahme nur PDF/A entgegen.

In der Industrie kommt PDF/A bei dokumentationspflichtigen Workflows zum Einsatz: Pharma-Dokumentation, Maschinenbau-Sicherheitsdatenblätter, Bauantrags-Unterlagen. Wer in einem dieser Bereiche arbeitet, sollte die PDF/A-Pflicht früh im Workflow einbauen, nicht erst kurz vor Übergabe nachträglich konvertieren.

Wie aus einer PowerPoint eine PDF/A wird

Der schnellste Weg führt über PowerPoint 365 oder die Vollversion ab 2019. Im Speichern-unter-Dialog auf PDF wählen, dann die Optionen-Schaltfläche und unter PDF-Optionen den Haken bei ISO 19005-1-konform (PDF/A) setzen. PowerPoint exportiert dann eine PDF/A-1b. Wer PDF/A-2 oder strenger braucht, exportiert zunächst in Standard-PDF und konvertiert in einem zweiten Schritt mit Adobe Acrobat Pro (Datei, Speichern als andere, archivierbare PDF) oder mit Ghostscript auf der Kommandozeile.

Der Browser-Konverter auf ppt-pdf.de unterstützt PDF/A-Export aktuell nicht, weil die Lizenz-Prüfung eingebetteter Schriften und die ICC-Profil-Verwaltung im Browser nicht zuverlässig möglich sind. Für PDF/A-Workflows ist deshalb der Desktop-Weg über PowerPoint oder Adobe Acrobat unverzichtbar.

Häufige Fallstricke beim PDF/A-Export

Drei Fehler sieht man immer wieder. Erstens: Verlinkte Bilder. Wer ein Bild aus der PowerPoint nur referenziert, statt es einzubetten, produziert eine PDF mit externer Abhängigkeit. Validatoren wie veraPDF schlagen Alarm. Lösung: in PowerPoint vor dem Export alle Verknüpfungen auflösen (rechtsklick auf das Bild, Bild speichern oder Bild ersetzen).

Zweitens: Schriften mit Embedding-Verbot. Manche kommerzielle Schriften haben Embedding-Stufe "keine Einbettung", die im PDF/A nicht erlaubt ist. Die einzige Lösung ist der Wechsel auf eine andere Schrift in der Quell-Präsentation. Calibri, Arial und Times haben PDF/A-fähige Embedding-Lizenzen.

Drittens: Farbprofile fehlen. Standard-PDFs aus PowerPoint haben oft kein eingebettetes ICC-Profil für die genutzten Farben, was PDF/A nicht akzeptiert. Adobe Acrobat oder PDF-Validatoren weisen darauf hin und können das Profil nachträglich einbetten (typisch sRGB-Profil).

Validieren statt vertrauen

Wer PDF/A liefert, sollte vor der Übergabe validieren. Adobe Acrobat Pro hat den eingebauten Preflight-Validator (Werkzeuge, Druckproduktion, Preflight). Open-Source-Alternative ist veraPDF, das vom PDF Association entwickelt wird und auf allen Betriebssystemen läuft. Beide Tools liefern eine Liste der Konformitätsverletzungen und in vielen Fällen automatische Korrekturen.

Eine Eigenheit der Validierung: PDFs, die sich PDF/A nennen aber Verstöße enthalten, akzeptiert mancher Reader trotzdem still. Behörden-Plattformen sind dagegen oft streng und weisen nicht-konforme Dateien zurück. Wer abgewiesen wurde, validiert lokal und behebt die Verstöße.